ความเสี่ยงในการทำเอกสารส่งออก รู้ไว้ก่อนจะได้หลีกหนีความเสี่ยงนั้นได้

อีกหนึ่งขั้นตอนที่อาจเกิดความเสียหายให้กับธุรกิจได้นั่นก็คือ การส่งออกสินค้าไปยังประเทศต่างๆ เพื่อกระจายสินค้าและการเข้าถึงของลูกค้าให้มากขึ้น อีกทั้งยังเป็นการสร้างคอนเนคชั่นขององค์ให้ขยายใหญ่และเติบโตขึ้นได้ด้วย ซึ่งการส่งออกสินค้าไม่ว่าจะเป็นกระบวนการโดยโลจิสติกส์แบบใด ย่อมอาจเกิดความเสียหายแก่การขนส่งหรือลำเลียงสินค้านั้นๆ ได้ รวมทั้งขั้นตอนเริ่มแรกหรือขั้นตอนสุดท้ายในการส่งออก ซึ่งก็คือการทำเอกสารส่งออกนั่นเอง ซึ่งการทำเอกสารส่งออกถือว่าเป็นสิ่งสำคัญและละเอียดอ่อนต่อการส่งออกเป็นอย่างยิ่ง เพราะต้องมีคู่ค้าปลายทางที่อยู่อีกสถานที่หนึ่ง และอยู่ห่างกันโดยระยะทาง ดังนั้นการทำเอกสารส่งออกจึงต้องมีความรัดกุมเป็นพิเศษนั่นเอง

ความเสี่ยงในการทำเอกสารส่งออก มีอะไรบ้าง และควรเตรียมรับมืออย่างไร

–ความเสี่ยงในเรื่องกฎระเบียบ ข้อบังคับ หรือกฎหมายระหว่างประเทศ การส่งออกล้วนเป็นการติดต่อประสานงานในการส่งสินค้าจากประเทศต้นท่าหนึ่งไปยังประเทศปลายท่าหนึ่ง ซึ่งอาจจะมีวัฒนธรรม กฎหมาย กฎระเบียบ ประเพณีต่างๆ ที่แตกต่างกันออกไป ดังนั้นการทำเอกสารส่งออกที่สำคัญจึงควรคำนึงถึงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้จากปัจจัยเหล่านี้ด้วย ดังนั้นจึงควรใช้ผู้มีความรู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านมาจัดทำเอกสารส่งออก เพื่อลดหรือเลี่ยงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้จากกรณีนี้นั่นเอง

–เอกสารที่เกี่ยวกับขั้นตอนการขนส่งจากต้นท่าไปยังปลายท่า จะเห็นว่ามี 2 ฝ่ายหรือมากกว่านั้นที่จะต้องมีปฏิสัมพันธ์ซึ่งกันและกันในการส่งออก ดังนั้นจึงควรจัดทำเอกสารสัญญาต่างๆ ให้รอบคอบและรัดกุม โดยมีวัตถุประสงค์หลักใหญ่ก็เพื่อให้ได้ประโยชน์ที่ถูกต้องตรงกันในทุกๆ ฝ่าย เพื่อที่จะได้ประโยชน์ร่วมกัน และการดีลงานกันตลอดไป

–เอกสารที่เกี่ยวกับการรับสินค้า รับเงิน ใบอินวอยซ์ต่างๆ เหล่านี้ล้วนมีความสำคัญทั้งสิ้น เพราะเป็นเอกสารสัญญาที่เกี่ยวข้องกับการส่งออกในทุกประเภทสินค้า ดังนั้นจึงควรระบุรายละเอียด เงื่อนไข และข้อกำหนดในเอกสารเหล่านี้ให้ละเอียดครบถ้วน เพื่อที่จะได้ลดความเสี่ยงในการแปรความที่ไม่ถูกต้องตรงกันในภายหลังได้

–การชำระเงิน ถือเป็นขั้นตอนที่สำคัญหลักๆ อีกขั้นตอนหนึ่งในการส่งออก ซึ่งการเรียกเก็บเงินจากเอกสารต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นเช็ค ตั๋วสัญญาใช้เงิน หรือเอกสารอื่นใดที่คล้ายคลึงกัน ย่อมต้องมีการเรียกเก็บเงินให้ได้ก่อน การส่งออกสินค้าจึงจะบรรลุผล ดังนั้นจึงควรมีการระบุเงื่อนไขในการเรียกเก็บเงินให้ชัดเจน เพื่อที่จะได้ลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในขั้นตอนสุดท้ายนั่นเอง

จะเห็นได้ว่าความเสี่ยงในการทำเอกสารส่งออกมีในทุกขั้นตอนเลยทีเดียว ดังนั้นผู้ประกอบการจึงควรทำความเข้าใจและใส่ใจในทุกกระบวนการจัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการส่งออก เพื่อที่จะได้ลดขั้นตอนความยุ่งยาก และปัญหาที่อาจตามมาในภายหลัง เพื่อให้กิจการดำเนินไปได้อย่างราบรื่นบรรลุผลนั่นเอง